最終更新日 2023年6月27日
社員旅行とは企業に置ける一大行事です。
そんな社員旅行は、幹事を行うことになった人が計画して実行しなければなりません。
今回はその幹事の計画の工程について見ていきましょう。
予算の設定
幹事がまずしなければならないのは予算の設定です。
旅行のためのお金を社員からどの程度取れば良いのかを考えます。
この部分は前回の社員旅行の予算を参考にして決めていきます。
会社側が旅行の予算をあらかじめ設定して、その全額を出してくれる場合であればこの工程は必要ありません。
旅行会社の選定
予算が決まったら次は旅行会社の選定です。
旅行のナビサービスや雑誌などを確認して、どの旅行会社が予算内でより良いプランを用意しているのかを調べます。
そして、ここの旅行会社のプランが良さそうとなった場合、すぐに決めてはいけません。
ネットでその旅行会社の口コミなどの評判を調べ、サービス面で問題が無いことを確認しなければなりません。
そして、問題がないと判明した後は電話などで問い合わせを行ったり、その該当の旅行会社に出向いて相談を行います。
旅行会社における相談内容
旅行会社における相談では、参加する最大の人数と日程、予算、行き先などを伝えてプラン内容より詰めて考えていきます。
幹事は当日の計画を考える部分において大変ですが、旅行会社が計画をしてくれる部分も大きいので頼りになります。
色々をどうすれば良いのかわからない場合は相談してみるのも良いかもしれません。
参加する社員の出欠を取る
旅行計画の決定後は参加する社員の出欠を取ります。
その際には旅行の概要を書いた紙を社員たちに配布します。
その紙にはどのように出欠確認を行うのかも書いておきましょう。
そして、確認の際には同時に要望も任意で書いてもらいましょう。
出欠確認は、用意した出欠表に名前を記入してもらったり、メールを送ってもらうなどの方法があります。
要望に応じたイベントや旅の余興を考えておく
旅行当日前には、要望に応じたイベントや旅の余興を考えておく必要があるかもれません。
その部分は旅行会社の助けがありませんので、前年を参考にしつつ自分で用意しておきましょう。
なお、旅行前には旅のしおりを配布する場合があります。
ここには旅行の行程と共に緊急時の連絡先も記入しておくと良いでしょう。
旅行の行程などの説明を行う
当日は幹事から集まった社員たちに旅行の行程などの説明を行います。
その後は移動中に余興を行ったり、旅の途中で行われる宴会の幹事を行ったりします。
移動の際は全員がちゃんと集まっているかを確認しましょう。
まとめ
社員旅行とは、上司がいるために通常の旅行のように気楽なものとは言えません。
実質仕事のようなものです。
ゆえに、幹事だから楽しめないと悲観せず、仕事と割り切っていきましょう。